POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DATOS DEL PROCESO DE MATRÍCULA

C.E.P. MARÍA DE LAS MERCEDES

 

A través del presente documento, la Institución Educativa C.E.P. MARÍA DE LAS MERCEDES (en adelante EL COLEGIO), con RUC N° 20160303761, domiciliada en Av. La Merced 390, Urbanización El Rosal, distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima, en cumplimiento con lo estipulado por el artículo 18° de la Ley Nº 29733, Ley de Protección de Datos Personales y su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 003-2013-JUS, les informa a los padres de familia y alumnos sobre el tratamiento de sus datos personales en el proceso de matrícula virtual.

 

1.      Responsable del Tratamiento:

 

Denominación Social:

C.E.P. MARÍA DE LAS MERCEDES

RUC:

20160303761

Domicilio:

Av. La Merced N° 390, Urbanización El Rosal, distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima

Correo de Contacto:

informes@iepmercedarias.edu.pe

 

  1. Bancos de Datos Personales:

 

Los datos personales se almacenarán en el Banco de Datos Personales denominado

“ESTUDIANTES – ALUMNOS” cuyo número de registro es RNPDP-PJP N° 23790.

 

Los datos personales de los padres de familia se almacenarán en el Banco de Datos

Personales denominado “PADRES DE FAMILIA” cuyo número de registro es RNPDP-PJP Nº 23791.

 

Cabe señalar que, si bien los Bancos de Datos Personales en mención son los principales, debido a la organización interna del EL COLEGIO existen otros Bancos de Datos Personales en donde se capta información complementaria. Estos Bancos de Datos Personales son:

 

Bancos de Datos Personales

Código de Registro

POSTULANTES

INS-2024-2094

PADRES DE POSTULANTES AL COLEGIO

RNPDP-PJP N° 22037

EXALUMNOS

RNPDP-PJP N° 27645

TRABAJADORES

INS-2024-2093

TALLERES DE VERANO

INS-2024-2095

USUARIOS DE LA PÁGINA WEB (USUARIOS DEL SITIO WEB)

INS-2024-1226

LIBRO DE RECLAMACIONES

INS-2024-1713

VIDEOVIGILANCIA

INS-2024-1225

Se le informa que el EL COLEGIO ha adoptado las medidas de seguridad legales, técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales.

 

3.      Plazo de Conservación:

 

Los datos de los alumnos, padres de familia y/o tutores recogidos para la prestación de los servicios educativos serán conservados conforme la legislación vigente en materias civil, comercial, educativa, de protección al consumidor y tributarias. En ese sentido, los datos personales afectados serán tratados por EL COLEGIO mientras subsista la relación contractual existente. Tras ello, EL COLEGIO conservará los datos personales una vez terminada la relación, debidamente resguardados, para su puesta a disposición de las Administraciones Públicas competentes, Jueces y Tribunales, durante el plazo de prescripción de las acciones que pudieran derivarse de la relación mantenida con el socio y/o los plazos de conservación previstos legalmente. EL COLEGIO procederá a la supresión física de sus datos una vez transcurridos dichos plazos.

 

Asimismo, los datos que sean recogidos y tengan como base legal el consentimiento del padre de familia y/o tutor del alumno, serán por un plazo indeterminado hasta que el titular del dato personal decida ejercitar su derecho de cancelación. El COLEGIO eliminará los datos personales cuando éstos dejen de ser necesarios y adecuados.

 

Cabe indicar que el EL COLEGIO realizará una revisión semestral a fin de cumplir con el principio de proporcionalidad y calidad. En ese sentido, una vez que hayan dejado de ser relevantes para los fines por los cuales fueron recopilados, deberán ser eliminados.

 

4.      Datos Personales Tratados

 

Los datos personales de los Alumnos que serán objeto de tratamiento son los siguientes:

 

  • Datos Generales: Nombres y apellidos; número de DNI; Código del Estudiante; fecha de nacimiento; sexo; estado civil; correo electrónico; teléfono; nacionalidad; dirección de domicilio; nivel; grado; sección; datos de contacto; número de hermanos; responsable de matrícula; responsable de pago; seguro de salud; código del alumno SIEWEB.

 

  • Datos Sensibles: Información relativa a salud física o mental; convicciones religiosas; información relativa a la composición

 

Los datos personales de los Padres de Familia y/o Tutores que serán objeto de tratamiento son los siguientes:

 

  • Datos Generales: Nombres y apellidos; parentesco; estado civil; fecha de nacimiento; nacionalidad; domicilio; número celular, centro de trabajo; grado de instrucción; correo electrónico personal, correo electrónico de trabajo; código de familia SIEWEB.

  • Datos Sensibles: Información relativa a salud física o mental; convicciones religiosas; información relativa a la composición

 

5.      Obligatoriedad de las respuestas:

 

Debido a que los tratamientos señalados en el numeral 7 con todas las bases de tratamiento distintas a al consentimiento, son necesarios para cumplir a cabalidad con las obligaciones derivadas de la relación contractual, así como para el correcto cumplimiento de normas legales, los datos materia de tratamiento son obligatorios. En consecuencia, todo aquello que exceda esto será voluntario.

 

6.      Recopilación de los datos personales:

 

EL COLEGIO, recopila los datos personales de los alumnos, padres de familia y/o tutores de las siguientes formas:

  1. a) Interacciones directas:
  • Datos personales que nos proporcionas al interactuar directamente con nosotros:
    1. Al llenar los formularios físicos o virtuales,
    2. Al realizar el proceso de matrícula virtual vía SIEWEB
  1. Interacciones o tecnologías automatizadas: Información técnica, marketing o comunicaciones, que recopilamos automáticamente cuando interactúas con nosotros a través de nuestro sitio web o plataforma
  2. Terceros o fuentes accesibles al público: Datos personales que recopilamos sobre los alumnos, padres de familia y/o tutores de terceros o fuentes accesibles al público.

 

Cabe precisar que tanto en los formularios físicos o virtuales, así como en el proceso de matrícula virtual, solo serán obligatorios aquellos campos donde se precisa la obligatoriedad de su recopilación, los demás podrán ser llenados de forma voluntaria.

 

7.      Finalidades:

 

EL COLEGIO le informa que la recopilación, organización y tratamiento de sus datos personales tienen como finalidad principalmente realizar la gestión académica de los estudiantes. Es decir, para realizar todos los actos relativos a la gestión del expediente académico del alumno. A continuación, se procede a detallar todas las finalidades para las que se utilizarán los datos personales de los alumnos, padres de familia y/o tutores, así como la base legal que le brinda legitimidad a dicho tratamiento:

 

Finalidad

Base Legal

Recopilar los datos personales de los alumnos para poder llevar a cabo nuestros servicios educativos, cumpliendo con los estándares de calidad encomendados.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Recopilar los datos personales de los

padres de familia para cumplir con las obligaciones contractuales.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

 

Para informar a los padres respecto al progreso del alumno y las actividades

que se llevan a cabo en el Colegio.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de

Protección de Datos Personales.

Los propios de la función educativa que debe de cumplir EL COLEGIO, como puede ser la evaluación del alumno y la comunicación de dichas evaluaciones. En general, llevar a cabo la

función educativa.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Recopilar los datos personales de los padres de familia y/o tutores responsables del pago para gestionar los

pagos de las pensiones.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Recopilar los datos personales de los alumnos y padres de familia para gestionar el proceso de matrícula virtual a través de la plataforma de SIEWEB y

brindar servicios educativos idóneos.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Recopilar información para conocer la

conformación   familiar  de   la   familia nuclear del alumno.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Recopilar información de salud del alumno para incluirlo en el historial médico del alumno y hacer el seguimiento médico necesario a través

del área de enfermería.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Llevar un registro de la información

relativa a la salud e historial médico del alumno.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

EL COLEGIO registra los datos de los alumnos que se inscriben y, posteriormente, formalizan la matrícula. En base a este registro, EL COLEGIO puede prestar sus servicios educativos de inicial, primaria y secundaria. Los datos aportados y los que resultan de la actividad académica permiten hacer un seguimiento del alumno, así como realizar la correspondiente evaluación. La gestión del expediente académico del alumno es el tratamiento de datos más relevante. Los datos de los alumnos se utilizan también con finalidades de gestión administrativa, es decir, para identificarlos como usuarios de los servicios del Colegio; hacer posible el acceso a estos servicios; enviar información relevante a

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

 

los padres de familia, tramitar y expedir los títulos correspondientes.

 

Para permitir a los padres de familia y alumnos acceder y hacer uso de las funcionalidades de la plataforma SIEWEB.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

EL COLEGIO utilizará distintas plataformas digitales con el objetivo de brindar una educación de primer nivel.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Desarrollar    actividades      deportivas, culturales y recreativas.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Gestionar la participación de los alumnos en talleres y actividades extracurriculares.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Video vigilancia para salvaguardar la seguridad del colegio.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Cumplir con la obligación del EL COLEGIO de salvaguardar a sus alumnos, como pueden ser tener los cuidados de salud debidos a alumnos con enfermedades, alergias, etc. También se contempla, emprender el aviso por parte del Colegio a los titulares de la patria potestad o tutores legales cuando se constate su ausencia injustificada o, incluso, realizar un control

de acceso a las instalaciones.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Informar a los padres de familia respecto a las actividades escolares que se llevan a cabo. Remitir comunicaciones informándoles de nuestras actividades

didácticas y extraescolares.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Atender a consultas, dudas o peticiones recibidas del padre de familia o alumno sobre actividades académicas, otros servicios, eventos, iniciativas y noticias

relevantes, o sobre cualquier otro asunto.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Para realizar un análisis de perfiles y hacer

un análisis estadístico del rendimiento académico del alumno.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Se solicitan los datos de religión para

respetar la libertad de credo de los alumnos.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

 

Llevar un registro referente a los incidentes de “Bullying” que ocurren dentro de las instalaciones del colegio.

Cumplimiento de obligaciones legales. Artículo 14° numeral 13 de la Ley de Protección de Datos Personales (Ley N° 29719 – Ley que promueve la convivencia sin violencia en las instituciones educativas).

Llevar registro de entrada y salida de la enfermería,   así   como    brindar    las

atenciones médicas necesarias.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de

Protección de Datos Personales.

Poder comunicarnos con los padres, apoderados o contacto de emergencia respecto a la situación de urgencia o emergencia médica del alumno. Así como para trasladar a los alumnos a la clínica de elección por los padres de familia en caso de urgencias o emergencias médicas y gestionar la activación de los seguros de salud del

alumno.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Llevar   un   registro  de   las   personas

autorizadas para el recojo de los alumnos en caso de emergencias.

Cumplimiento de la relación contractual.

Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Llevar un registro del tipo de salida y personas responsables encargadas del recojo y personas que autorizan la salida para salvaguardar la seguridad de los

alumnos.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Llevar a cabo las funciones administrativas, contables de nuestros clientes (padres de familia) y atender sus dudas, quejas y reclamos con el objetivo

de brindar un servicio idóneo.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Contar con los datos que hagan posible que EL COLEGIO cumpla     con     la normatividad  legal nacional vigente.

Cumplimiento de la relación contractual. Artículo 14° numeral 5 de la Ley de Protección de Datos Personales.

Envío de publicidad sobre los servicios, eventos y actividades ofrecidas por EL COLEGIO.

Consentimiento. Artículo 13° de la Ley de Protección de Datos Personales.

 

8.      Transferencias Nacionales:

 

EL COLEGIO realiza las siguientes transferencias de datos personales a nivel nacional: Entidades aseguradoras, entidades públicas, Administración Tributaria, entidades bancarias, Ministerio de Educación, UGEL, centros de salud, instituciones educativas, plataformas educativas, Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa (SIAGIE), y a las siguientes empresas:

 

Denominación Social:

H & O SYSTEM S.A.C. (SIEWEB)

RUC:

20469675778

Domicilio:

Calle Viña Marengo N° 260 Urb. Los Jardines de Surco – Lima – Lima – Santiago de Surco

Tipo de Empresa:

Informática/Tecnológica

Finalidad:

Para el uso del sistema de SIEWEB por los alumnos,

padres de familia y/o tutores.

 

De otro lado, en caso exista una emergencia de salud, los datos serán transferidos a las clínicas y/o hospitales nacionales correspondientes. Cabe precisar que la información de los alumnos podrá ser transferida a las aseguradoras que los padres de familia hayan contratado en caso exista algún tipo de accidente.

 

A nivel nacional, cuando el alumno participe en campeonatos o concursos nacionales con otros colegios, es posible que los datos generales de los alumnos deban ser remitidos al colegio organizador a fin de que ellos puedan coordinar su ingreso.

 

En caso el alumno tenga alguna necesidad psicológica, la información podrá ser transferida a un psicólogo externo, en caso lo amerite y será informado a los padres de familia y/o el tutor, de forma previa y pertinente.

 

Asimismo, la información relativa a los datos académicos del alumno podrá ser transferida al Ministerio de Educación u organizaciones adscritas en caso las requieran, cuando exista una obligación legal o un mandato judicial. Para campañas de vacunación, se envían los datos al Ministerio de la Salud.

 

Finalmente, cabe señalar, que se han suscrito los compromisos de confidencialidad correspondientes a fin de garantizar la protección de sus datos personales.

 

9.      Transferencias Internacionales:

 

EL COLEGIO realiza las siguientes transferencias de datos personales a nivel internacional:

 

Denominación Social:

HEBERGEMENT OVH INC.

Domicilio:

HEBERGEMENT OVH INC. 800-625 av. du President Kennedy Montreal Québec Canada

Tipo de Empresa:

Tecnológica

Finalidad:

Para el alojamiento de la página web.

 

Denominación Social:

Meta Platforms Ireland Limited

Domicilio:

4 Grand Canal Square Dublin 2, Irlanda

Tipo de Empresa:

Tecnológica/Red Social

 

Finalidad:

Para el uso de servidores en la nube.

 

Denominación Social:

Google LLC.

Domicilio:

1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043,

Estados Unidos

Tipo de Empresa:

Tecnológica

Finalidad:

Para el uso de servidores en la nube. Para el uso del correo

electrónico institucional.

 

10.   Derechos del Titular:

 

Como titular de sus datos personales el padre de familia y/o tutor o el alumno a través de su representante legal tienen el derecho de acceder a sus datos en posesión de EL COLEGIO, conocer las características de su tratamiento, solicitar sean suprimidos o cancelados al considerarlos innecesarios para las finalidades previamente expuestas o bien oponerse a su tratamiento de ser el caso.

 

En ese sentido, el padre de familia y/o tutor o el alumno a través de su representante legal podrá dirigir su solicitud de ejercicio de los derechos a la siguiente dirección: Av. La Merced, 390, Urbanización El Rosal, Distrito de Miraflores, Provincia y Departamento de Lima. Asimismo, podrá ejercer sus derechos mediante la siguiente dirección de correo electrónico informes@iepmercedarias.edu.pe y/o puede llamarnos al teléfono (+511) 4454578.

 

De considerar el padre de familia y/o tutor o el alumno a través de su representante legal que no ha sido atendido en el ejercicio de sus derechos puede presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, dirigiéndose a la Mesa de Partes del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos: Calle Scipión Llona 350, Miraflores, Lima, Perú.

 

11.   Vigencia y Modificación:

 

EL COLEGIO se reserva el derecho a actualizar o modificar la presente Política de Privacidad en donde se le informa a los alumnos, padres de familia y tutores sobre cómo se tratan sus datos personales. Estos cambios se pueden dar en el supuesto de que exista un cambio en la legislación vigente, doctrinal, jurisprudencial, cambios en nuestros servicios educativos o por criterios propios empresariales. También podría modificarse en caso existan nuevos tratamientos de datos personales.

 

Para ello nos encargaremos de comunicarle cualquier variación en la Política de Privacidad respecto de la nueva versión de la Política de Privacidad y en caso varíe alguna de las formas de tratamiento que autoriza mediante la aceptación de la presente Política de Privacidad.

 

Es importante resaltar que, en caso se realicen tratamientos en los que se requieran su consentimiento, EL OLEGIO recabará el consentimiento conforme con las características establecidas en la normativa de protección de datos personales vigente.

Sin perjuicio de ello, le recomendamos que revise esta Política de Privacidad periódicamente, y especialmente antes de proporcionar información personal adicional. Esta Política fue actualizada en la fecha indicada al final.

 

12.   Aceptación de la Política de Privacidad:

 

El padre de familia y/o tutor del alumno al hacer “click” en el checkbox que señala “He leído la Política de Privacidad del Proceso de Matrícula y declaro haber sido informado sobre el tratamiento de datos personales” reconoce haber sido informado del tratamiento de sus datos personales de conformidad con lo dispuesto por el artículo 18° de la Ley de Protección de Datos Personales.

Miraflores, 1 de enero del 2025

PROMOTORA

ISABEL AMPARO CALLE GUTIÉRREZ

 

Av. La Merced 390 Miraflores, Lima-Perú

014454578 - 977382043 Lunes a Viernes

08:00am - 02:00pm
Razón Social: CEP María de las Mercedes   RUC: 20160303761